Como restringir quem vê as conversas de um número do WhatsApp na WavUps CRM
Escolha quais pessoas da equipe usam cada número do WhatsApp Business na WavUps CRM: quem fica fora da lista não vê as conversas, não envia mensagens nem cria campanhas por ele.
Na WavUps CRM, um administrador pode restringir um número do WhatsApp a pessoas específicas: em Integrações > WhatsApp Business, abra o menu ... do número, clique em Gerenciar acesso, escolha Pessoas específicas, marque quem pode usar e clique em Salvar acesso. Quem fica fora da lista, inclusive outros administradores, deixa de ver as conversas desse número, de enviar mensagens e de criar campanhas por ele.
Por padrão, todo número conectado fica com acesso Todos: as conversas aparecem para a equipe conforme as regras de setores e de visibilidade de leads. Restrinja quando um número for de uso de poucas pessoas, por exemplo:
- O número da diretoria ou do financeiro, que conversa sobre contratos e pagamentos.
- Um número de uma unidade ou franquia, atendido só pela equipe daquele local.
- Um número de pós-venda ou de clientes VIP, com atendentes dedicados.
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Passo 1: Comece a conexão
Em Integrações > WhatsApp Business, clique em Adicionar número. Antes da janela da Meta, abre o painel Quem vai usar este número?.
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Passo 2: Escolha quem tem acesso
Deixe Todos para liberar o número para a equipe ou escolha Pessoas específicas 1 e marque cada pessoa na lista 2. O resumo embaixo mostra quantas pessoas foram escolhidas 3. Clique em Continuar 4 e conclua a conexão na janela da Meta, como em Como conectar o WhatsApp Business.
O número nunca fica aberto por engano
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Passo 3: Abra os números conectados
No menu lateral, em Configurações, clique em Integrações e, no cartão do WhatsApp Business, em Gerenciar. A coluna Acesso mostra Todos ou o selo Restrito com as pessoas que usam o número.
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Passo 4: Clique em Gerenciar acesso
No menu ... do número, clique em Gerenciar acesso. Se aparecer Acesso definido por outra pessoa, o número foi restringido por outro administrador e só ele pode mudar (veja quem pode alterar).
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Passo 5: Escolha as pessoas e salve
No painel Quem tem acesso, escolha Pessoas específicas 1, marque quem pode usar o número 2 e clique em Salvar acesso 3. Aparece Acesso atualizado! e a regra vale na hora.
Para liberar o número de novo, abra Gerenciar acesso, escolha Todos e clique em Salvar acesso.
Para quem não está na lista, as conversas desse número deixam de existir na WavUps CRM. A regra vale para membros e administradores:
| Onde | Quem está na lista | Quem está fora da lista |
|---|---|---|
| Mensagens: lista de conversas e contadores dos estados | Vê as conversas do número normalmente. | Não vê as conversas nem as conta nos estados. |
| Enviar mensagens, modelos, áudios e arquivos | Envia pelo número. | Não consegue enviar por ele. |
| Campanhas | Cria e acompanha campanhas do número. | Não vê as campanhas do número nem o escolhe ao criar uma. |
| Busca global | Encontra as conversas do número. | As conversas do número não aparecem. |
| Página do lead (conversas e atendimentos) | Vê as conversas e os atendimentos daquele número. | O lead continua visível, mas sem as conversas e os atendimentos daquele número. |
| Calendário | Vê os agendamentos ligados às conversas do número. | Não vê os agendamentos ligados a essas conversas. |
| Assistente de IA e MCP | A IA consulta e resume as conversas do número. | A IA também não enxerga essas conversas. |
O suporte da WavUps continua com acesso
A restrição por número é uma camada a mais. Uma conversa só aparece para alguém quando todas as regras deixam:
- Número: a pessoa está na lista do número (ou o número está com acesso Todos).
- Setor: cada setor pertence a um número. As conversas de um setor de número restrito somem para quem está fora da lista, mesmo que a pessoa seja membro do setor. As conversas sem setor são do número principal da conta.
- Visibilidade de leads: se a conta mostra a cada membro só os próprios leads, essa regra continua valendo dentro do número. Veja Quem vê quais leads.
Combine a lista com os setores
Os indicadores do Dashboard continuam somando a conta inteira, e a restrição do número não muda a análise do pipeline.
- Só administradores e o proprietário da conta abrem Integrações e definem o acesso aos números.
- Quem restringe um número passa a ser o responsável pela restrição: só essa pessoa muda a lista ou volta o número para Todos. Para os outros administradores, o menu mostra Acesso definido por outra pessoa e a dica da coluna Acesso diz quem restringiu.
- Se quem restringiu sair da conta, o proprietário da conta assume a restrição.
| Mensagem ou situação | O que fazer |
|---|---|
| Escolha pelo menos uma pessoa. | Em Pessoas específicas, marque ao menos uma pessoa ou escolha Todos. |
| Apenas quem restringiu o acesso a este número pode alterá-lo. | Peça a quem restringiu (o nome aparece ao passar o mouse sobre Restrito) para mudar a lista. |
| Há pessoas que não fazem parte desta conta. | Alguém saiu da conta enquanto o painel estava aberto. Feche o painel e abra de novo. |
| Um atendente diz que as conversas sumiram | Confira se o número das conversas está Restrito e se ele está na lista. |
| O número não aparece para escolher numa campanha | O número está restrito e você não está na lista dele. |
WhatsApp do financeiro
A situaçãoUma escola tem um número para matrículas, atendido por toda a equipe, e outro para cobranças, que só o financeiro pode ver.
Como a WavUps CRM ajudaA diretora restringe o número de cobranças às duas pessoas do financeiro. Os atendentes de matrícula continuam vendo só as conversas comerciais, e as campanhas de cobrança ficam com o financeiro.
Uma equipe por unidade
A situaçãoUma rede de clínicas tem um número por unidade e não quer que a recepção de uma unidade veja os pacientes da outra.
Como a WavUps CRM ajudaO administrador restringe cada número à equipe da unidade. Cada recepção atende só as conversas do próprio número, na mesma conta.
Não. A restrição vale para todos, inclusive administradores. Eles só veem, em Integrações, que o número é restrito e para quem.
Não. O cadastro do lead continua visível conforme a visibilidade de leads. Somem só as conversas e os atendimentos daquele número.
Não. A escolha de acesso existe para os números do WhatsApp.
Não. Nada é apagado: as conversas só ficam invisíveis para quem está fora da lista e voltam a aparecer se o número voltar para Todos.
Sim. A restrição define quais pessoas da equipe veem o número; o atendimento automático continua igual.
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