É melhor um projeto por cliente ou por campanha?

Para clientes com entregas contínuas, um projeto por cliente. Para campanhas com começo e fim, um projeto por campanha. Os dois jeitos funcionam; o importante é cada projeto ter só quem trabalha nele.

O cliente consegue ver o projeto?

Não. Os projetos são internos: só os membros da sua conta que você adicionar ao projeto veem as tarefas.

Como separo as peças por canal (Instagram, anúncios, site)?

Use etiquetas nas tarefas e o filtro Etiquetas do quadro. Veja Detalhes da tarefa.

Como uma agência de marketing organiza as entregas dos clientes com projetos na WavUps CRM

Caso de uso: uma agência de marketing organiza posts, anúncios e aprovações dos clientes em projetos da WavUps CRM, com fases, responsáveis, prazos e comentários.

Atualizado em 8 de outubro de 20264 min de leitura

Resposta rápida

Uma agência de marketing usa os projetos da WavUps CRM para controlar as entregas de cada cliente: um projeto por campanha, com as fases A fazer, Em produção, Aprovação do cliente e Publicado, uma tarefa por peça com responsável e prazo, e os ajustes do cliente registrados nos comentários da tarefa.

O cenário

O Studio Horizonte é uma agência com três pessoas: Marina (coordenação e atendimento), Rafael (design) e Juliana (conteúdo). Cada cliente tem posts, anúncios e páginas para entregar todo mês, e os pedidos de ajuste chegam por WhatsApp, e-mail e ligação.

Ninguém sabia com certeza em que pé estava cada peça.
Os prazos viviam numa planilha que ficava desatualizada no mesmo dia.
Ajustes pedidos pelo cliente se perdiam nas mensagens, e a peça voltava errada.

1. Um projeto por campanha

Marina criou um projeto para cada campanha, como Campanha de verão – Café Aurora, com uma descrição do objetivo. Em seguida adicionou Rafael e Juliana como Membro: só eles veem o projeto, e só ela mexe em quem participa (como criar).

Lista de projetos da agência com a campanha do Café Aurora, o onboarding da Clínica Bem Viver e o site da Lima Contabilidade. — A lista de projetos mostra de relance os membros, o status e as tarefas abertas de cada cliente.

2. Fases que refletem o processo da agência

As fases seguem o caminho de toda peça: A fazer → Em produção → Aprovação do cliente → Publicado. Publicado é a fase de conclusão, e só A fazer e Em produção permitem criar tarefas: nenhuma peça nasce "aprovada" (como configurar as fases).

Quadro da campanha de verão com as fases A fazer, Em produção, Aprovação do cliente e Publicado e as peças da campanha em cartões.

3. Uma tarefa por peça, com dono e prazo

Cada peça vira uma tarefa: "Arte do post de lançamento", "Roteiro dos Reels da semana", "Configurar anúncios no Meta Ads". Todas têm responsável, prioridade e vencimento, e as etiquetas Instagram, Anúncios e Site separam os canais.

Cartão da tarefa Arte do post de lançamento com a etiqueta Instagram, dois responsáveis, prioridade Alta, dois comentários, três itens de checklist e o vencimento. — O cartão já responde "quem faz, até quando e quanto falta".

Os passos da arte (paleta, diagramação, revisão) ficam no Checklist da tarefa.
A versão para stories, feita só pelo Rafael, virou uma Subtarefa com prazo próprio.
Com o vencimento definido, Rafael e Juliana recebem o lembrete automático da tarefa.

4. Ajustes e aprovação registrados na tarefa

Quando o cliente pede um ajuste, Marina registra nos Comentários da tarefa. Rafael lê tudo num lugar só, envia o arquivo da nova versão na aba Anexos (em Anexar arquivos) e arrasta o cartão para Aprovação do cliente. Com o "ok", o cartão vai para Publicado.

Comentários da tarefa Arte do post de lançamento com a primeira versão enviada pela Juliana e o pedido de ajuste do cliente registrado pela Marina.

5. A rotina da equipe

Todo dia: cada pessoa filtra o quadro por Responsável e atualiza o que avançou (filtros e visualizações).
Toda segunda: Marina revisa as datas em vermelho e as prioridades com a equipe.
No fechamento do mês: com Todas marcado, a fase Publicado mostra tudo o que foi entregue para o relatório do cliente.

Quadro da campanha filtrado pela responsável Juliana, mostrando só as tarefas dela.

O resultado

O status de cada peça está no quadro: acabou a pergunta "em que pé está?".
Os atrasos aparecem em vermelho antes de o cliente perceber.
O histórico de ajustes fica na tarefa, e não se perde quando alguém sai de férias.

Comece pequeno

Não precisa migrar todos os clientes de uma vez. Crie o projeto do cliente mais movimentado, use por duas semanas e ajuste as fases antes de replicar.