# Boas práticas para organizar projetos e tarefas na WavUps CRM

> Projetos funcionam melhor na WavUps CRM com poucas fases e uma fase de conclusão, tarefas com título de ação, um responsável claro e vencimento, e uma rotina curta de revisão do quadro. Use etiquetas para agrupar e visualizações para cada pessoa ver só o que é dela.

Fonte: Central de ajuda da WavUps CRM — https://crm.wavups.com/docs/projetos/boas-praticas (atualizado em 8 de outubro de 2026)

## Monte uma estrutura simples

- **Um projeto por entrega com começo e fim** (um cliente, uma campanha, um onboarding). Evite um projetão com tudo da empresa: fica difícil de filtrar e de dar acesso só a quem precisa.
- **De 3 a 6 fases.** Cada fase deve responder "em que pé está?". Se duas fases nunca têm tarefas ao mesmo tempo, provavelmente dá para juntá-las.
- **Sempre uma fase de conclusão.** Sem ela, nada termina: as tarefas feitas continuam gerando lembretes e alertas de atraso.
- **Botão "+" só na primeira fase.** Desligue **Permitir criar tarefas** nas outras para toda tarefa nascer no começo do fluxo.
- **Cores com significado.** Por exemplo: cinza para o que não começou, azul para o que está andando, laranja para o que depende de terceiros e verde para concluído.

![Quadro de projeto bem organizado, com quatro fases coloridas e tarefas com responsáveis, prioridade e vencimento.](https://crm.wavups.com/images/docs/projetos-quadro.png)

*Quatro fases, uma delas de conclusão, e cada tarefa com responsável, prioridade e vencimento.*

## Escreva tarefas que qualquer um entende

- **Título com verbo:** "Enviar o calendário editorial para aprovação" diz o que fazer; "Calendário" não.
- **Uma pessoa dona da tarefa.** Pode haver vários responsáveis, mas combine quem responde por ela. Tarefa de todo mundo acaba sendo de ninguém.
- **Vencimento em tudo que tem prazo.** A data aparece no cartão, fica vermelha quando atrasa e gera o lembrete automático.
- **Prioridade com parcimônia.** Se tudo é **Alta**, nada é. Reserve **Alta** para o que trava outras entregas.
- **Checklist para os passos, subtarefa para outra pessoa.** Passos da mesma pessoa vão no **Checklist**; partes com outro responsável ou prazo viram **Subtarefas**.

## Centralize a conversa na tarefa

- Combinados, pedidos de ajuste e decisões vão nos **Comentários** da tarefa, não em grupos de WhatsApp. Quem assumir a tarefa depois encontra o histórico completo.
- Arquivos finais e referências vão em **Anexos** (até 50 MB cada, vários de uma vez). Para mostrar ao cliente, crie um link público do arquivo. Para arquivos maiores, cole o link na descrição.
- Trabalho feito para um cliente do CRM? Vincule o lead no campo **Lead vinculado**: a busca do quadro encontra as tarefas pelo nome do cliente.
- Para chamar alguém sobre uma tarefa, cite a tarefa no chat interno com **@** > **Tarefas**.

## Crie uma rotina de acompanhamento

| Quando | O que fazer |
| --- | --- |
| **Todo dia, 5 minutos** | Cada pessoa abre a visualização "Minhas tarefas" (filtro **Responsável** em **Eu (quem estiver usando)**) e arrasta o que avançou. |
| **Toda semana** | A coordenação revisa as datas em vermelho, ajusta prioridades e redistribui responsáveis. O filtro **Responsável** com **Sem responsável** mostra as tarefas que ninguém assumiu. |
| **No fim do projeto** | Tudo na fase de conclusão, o projeto com **0** tarefas abertas na lista. Mantenha o projeto para consulta em vez de excluir. |

> **Visualizações para a equipe toda**
> Administradores da conta podem criar visualizações **Toda a conta**, como "Minhas tarefas" e "Alta prioridade", e deixar uma delas como padrão. Assim cada pessoa abre o projeto já no recorte certo. Veja [Filtros e visualizações](https://crm.wavups.com/docs/projetos/filtros-e-visualizacoes#visualizacoes).

## Cuide de quem tem acesso

- Adicione ao projeto só quem trabalha nele: só os membros veem o projeto.
- Tenha pelo menos dois administradores do projeto, para ninguém ficar travado quando um sair de férias.
- Lembre a equipe de que qualquer membro pode excluir fases e o próprio projeto, e que a exclusão não tem volta.

## Na prática

### Agência que parou de perder prazos

**Situação:** Os prazos das peças viviam em planilhas e mensagens, e os atrasos só apareciam quando o cliente reclamava.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Cada peça virou tarefa com vencimento e responsável. As datas em vermelho mostram o atraso antes do cliente perceber, e o lembrete automático avisa os responsáveis.

### Contabilidade com processo padrão

**Situação:** Cada pessoa conduzia o fechamento do seu jeito, e os erros apareciam na conferência.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Um projeto por mês com as mesmas fases e um checklist fixo em cada tarefa. O processo ficou igual para todos e a conferência ficou mais rápida.

### Clínica com equipe enxuta

**Situação:** Três pessoas cuidam de tudo, do atendimento às compras.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Um único projeto de rotina com fases **A fazer**, **Fazendo** e **Feito**, e a visualização "Minhas tarefas" para cada uma abrir o dia sabendo o que é dela.

## Perguntas frequentes

### Quantas fases um projeto deve ter?

Na maioria dos casos, de 3 a 6, sempre com uma fase de conclusão no fim. Mais do que isso costuma deixar as tarefas paradas "entre" fases.

### É melhor um projeto por cliente ou um projeto para todos os clientes?

Um projeto por cliente (ou por entrega) deixa o acesso e os filtros mais simples. Um projeto único funciona para equipes pequenas, com etiquetas ou o lead vinculado para separar os clientes.

### Como faço a equipe usar os projetos de verdade?

Combine uma regra simples: "se não está no projeto, não existe". Comentários na tarefa em vez de mensagens soltas, e 5 minutos por dia para atualizar o quadro. O [vídeo tutorial](https://crm.wavups.com/docs/projetos/o-que-sao-projetos) ajuda no treinamento.

## Veja também

- [O que são projetos na WavUps CRM e quando usar](https://crm.wavups.com/docs/projetos/o-que-sao-projetos)
- [Como criar e organizar as fases de um projeto na WavUps CRM](https://crm.wavups.com/docs/projetos/fases-do-projeto)
- [Como filtrar tarefas e salvar visualizações num projeto da WavUps CRM](https://crm.wavups.com/docs/projetos/filtros-e-visualizacoes)