# Ações das automações: tudo o que a WavUps CRM pode fazer sozinha

> As ações (bloco **Então**) são o que a automação da WavUps CRM faz: criar ou mover negócios, atualizar leads e etiquetas, atribuir responsável, transferir de setor, pausar a IA, enviar WhatsApp ou Instagram, criar tarefas e lembretes, notificar a equipe, enviar webhook e aguardar. Cada automação tem até 10 ações, executadas em ordem.

Fonte: Central de ajuda da WavUps CRM — https://crm.wavups.com/docs/automacoes/acoes (atualizado em 8 de outubro de 2026)

## Como as ações funcionam

- As ações rodam **em ordem**, uma depois da outra. Use as setas do cartão para mudar a ordem.
- Cada ação precisa de certos dados do gatilho. As que o gatilho não fornece aparecem desabilitadas na lista **Escolha uma ação**.
- Se uma ação não tem o que fazer (por exemplo, o lead já tem responsável), ela é **ignorada** e as próximas continuam.
- Se uma ação falha de vez (por exemplo, o sistema do webhook fora do ar), as próximas não rodam. Falhas temporárias são tentadas de novo automaticamente, até 3 tentativas.

![Lista Escolha uma ação do construtor, com as ações agrupadas por categoria e algumas desabilitadas porque o gatilho não fornece conversa.](https://crm.wavups.com/images/docs/automacoes-acoes-escolher.png)

## Todas as ações

| Ação | O que faz | Principais opções | Precisa de |
| --- | --- | --- | --- |
| **Criar ou atualizar negócio** | Cria um negócio para o lead no pipeline e etapa escolhidos. Se o lead já tiver um negócio aberto nesse pipeline, segue a opção escolhida. | **Pipeline** e **Etapa** (obrigatórios), **Título do negócio** (padrão: nome do lead), **Valor (R$)**, **Dono do negócio** (Responsável do lead, Usuário específico ou Sem responsável), **Campos personalizados** do pipeline escolhido e **Se o lead já tiver um negócio aberto neste pipeline**: Mover para a etapa escolhida, Não fazer nada ou Criar outro negócio. | lead |
| **Mover negócio para etapa** | Move um negócio para outra etapa (pode ser de outro pipeline). | **Qual negócio** (O negócio que disparou a automação ou O negócio aberto do lead), **Procurar o negócio no pipeline** e **Mover para a etapa**. | negócio ou lead |
| **Marcar negócio como ganho ou perdido** | Muda o status do negócio. | **Qual negócio** e **Novo status**: Ganho, Perdido ou Aberto. | negócio ou lead |
| **Atualizar campos personalizados do negócio** | Preenche campos personalizados de um negócio que já existe, sem mexer nos outros dados dele. | **Qual negócio** (O negócio que disparou a automação ou O negócio aberto do lead), **Procurar o negócio no pipeline** e **Campos personalizados** (campo + valor). Só vale para campos do pipeline do negócio: se for de outro pipeline, o campo é ignorado e o motivo aparece no histórico. | negócio ou lead |
| **Atualizar lead** | Muda dados do lead. | **Situação**, **Temperatura**, **Tipo** e **Campos personalizados** (preencha pelo menos um). Nos campos personalizados você escolhe o campo e o valor; os que não forem listados ficam como estão, e um valor que não combina com o tipo do campo é ignorado (o passo mostra o motivo no histórico). | lead |
| **Adicionar etiqueta** | Coloca etiquetas no lead ou na conversa. | **Aplicar em** (Lead ou Conversa) e **Etiquetas**. | lead ou conversa |
| **Remover etiqueta** | Tira etiquetas do lead ou da conversa. | **Aplicar em** e **Etiquetas**. | lead ou conversa |
| **Atribuir responsável** | Define o responsável do lead. | **Como escolher o responsável** (Rodízio, Quem estiver menos ocupado, Por horário ou Usuário fixo), **Usuários**, **Usar os membros do setor da conversa**, **Só atribuir se o lead ainda não tiver responsável** e **Também definir como dono dos negócios abertos sem dono**. | lead ou conversa |
| **Transferir conversa para setor** | Muda o setor da conversa. | **Setor**. | conversa |
| **Pausar ou reativar a IA** | Liga ou desliga a IA naquela conversa. | **IA da conversa**: Pausar a IA ou Reativar a IA. | conversa |
| **Enviar template de WhatsApp** | Envia um modelo de mensagem aprovado pela Meta para o telefone do lead (ou da conversa). | **Número de WhatsApp**, **Template** e o que o template pedir: cabeçalho (variável ou link do arquivo), cada **Variável** (com um valor para quando ficar vazia) e os botões dinâmicos. | lead ou conversa |
| **Enviar mensagem no WhatsApp** | Envia um texto livre na conversa. Só dentro da janela de 24 horas da última mensagem do contato. | **Mensagem**. | conversa |
| **Enviar DM no Instagram** | Envia uma mensagem direta na conversa do Instagram do contato. | **Mensagem**. | conversa ou Instagram |
| **Criar tarefa** | Cria uma tarefa num projeto, ligada ao lead. | **Projeto** e **Coluna** (obrigatórios), **Título da tarefa**, **Descrição**, **Prazo** (dias após o disparo), **Prioridade** (Baixa, Média, Alta), **Responsável pela tarefa** e **Campos personalizados** do projeto escolhido. | nada |
| **Criar lembrete de follow-up** | Cria um lembrete na agenda para alguém da equipe, ligado ao lead e ao negócio. | **Título do lembrete**, **Descrição**, **Lembrar em** (minutos) e **Quem recebe** (Responsável do lead, Dono do negócio ou Usuário específico). | nada |
| **Notificar usuários** | Envia uma notificação para a equipe, no sino da plataforma e no celular, conforme as preferências de notificação de cada pessoa. Clicar na notificação abre o item da automação: o negócio, o lead, a conversa, a fatura ou o agendamento. Todos os destinatários recebem, inclusive quem fez a ação que disparou a automação. | **Quem recebe** (Responsável do lead, Dono do negócio, Usuários específicos ou Administradores da conta), **Título** e **Mensagem**. | nada |
| **Enviar webhook** | Envia os dados da execução para outro sistema, por POST em JSON. | **URL** (pública, http ou https) e **Segredo para assinatura (opcional)**. | nada |
| **Aguardar** | Pausa a automação antes das próximas ações. | **Aguardar** (quantidade) e **Unidade**: Minutos, Horas ou Dias. | nada |

"Precisa de" mostra os dados que o gatilho precisa trazer para a ação ficar disponível. Confira o que cada gatilho traz em [Gatilhos](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/gatilhos#todos-os-gatilhos).

## Textos com variáveis

Títulos, descrições e mensagens aceitam variáveis. Clique em **Inserir variável** embaixo do campo e escolha o dado: ele entra no texto como `{{lead.name}}`, por exemplo, e vira o valor real quando a automação roda.

![Ação Criar lembrete de follow-up com o menu Inserir variável aberto, listando Nome do lead, Telefone do lead, E-mail do lead, Título do negócio e Valor do negócio.](https://crm.wavups.com/images/docs/automacoes-acao-configurada.png)

A lista completa está em [Variáveis disponíveis](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/criar-automacao#variaveis).

## Atribuir responsável: as quatro formas

| Opção | Como escolhe |
| --- | --- |
| **Rodízio** | Distribui um por vez, na ordem dos usuários escolhidos. |
| **Quem estiver menos ocupado** | Escolhe quem tem menos leads em atendimento e negócios abertos. |
| **Por horário** | Faz rodízio entre os usuários da janela de horário atual (horário de Brasília). Em **Adicionar janela**, escolha os dias, o início, o fim e os usuários. Fora das janelas, usa os **Usuários fora das janelas de horário**. |
| **Usuário fixo** | Sempre o mesmo usuário. |

- **Usar os membros do setor da conversa:** usa quem é membro do setor da conversa. Com usuários escolhidos acima, usa só quem também é membro do setor.
- **Só atribuir se o lead ainda não tiver responsável** (ligado por padrão): lead que já tem responsável é ignorado.
- **Também definir como dono dos negócios abertos sem dono** (ligado por padrão).
- Se o gatilho traz uma conversa sem lead, a WavUps CRM cria o lead a partir da conversa e atribui o responsável.

## Mensagens para clientes (WhatsApp e Instagram)

- **Enviar mensagem no WhatsApp** só envia dentro da janela de 24 horas desde a última mensagem do contato. Fora dela, a ação é ignorada com o motivo "Fora da janela de 24h — use um template". Para falar com quem está fora da janela, use **Enviar template de WhatsApp**.
- **Enviar template de WhatsApp** mostra os templates aprovados do número escolhido e pede só o que o template usa: a variável ou o arquivo do **cabeçalho** (imagem, vídeo ou documento por link público, como o boleto em `{{invoice.bankSlipUrl}}`), as **variáveis da mensagem** (numeradas ou com nome) e o valor dos **botões** dinâmicos (final do link ou código a copiar). A **Pré-visualização** mostra a mensagem com dados de exemplo. Se a lista não carregar, informe o nome e o idioma exatamente como aprovados na Meta.
- A Meta recusa variáveis vazias. Em cada variável e botão do template, preencha **Se ficar vazia, usar** quando o dado puder faltar. Se mesmo assim ficar vazio, a ação é ignorada com o motivo (ex.: "A variável {{2}} do template ficou vazia"), em vez de falhar.
- Lead sem telefone não recebe template: a ação é ignorada com o motivo "Lead sem telefone".

> **Mensagens saem de verdade para o cliente**
> Automações com WhatsApp ou Instagram falam direto com os seus clientes. Revise o texto, use condições para não enviar a quem não deve e acompanhe as primeiras execuções no [histórico](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/historico-de-execucoes).

## Aguardar

A ação **Aguardar** pausa a automação por minutos, horas ou dias (até 1000 unidades). Enquanto espera, a execução aparece como **Aguardando** no histórico, com a data em que continua. Ao continuar, a WavUps CRM carrega os dados atualizados e confere as condições de novo: se não forem mais verdadeiras, as ações seguintes são ignoradas.

> **Pausou a automação durante a espera?**
> Se a automação for pausada, desativada ou excluída enquanto uma execução está aguardando, essa execução não continua e fica como **Ignorada**, com o motivo "A regra foi pausada, desativada ou excluída".

## Enviar webhook

A ação **Enviar webhook** faz um POST em JSON para a **URL** informada, com o evento, a data, a conta, a automação, a execução e os dados do registro que disparou. Se você informar um **Segredo para assinatura (opcional)**, a WavUps CRM envia o cabeçalho `X-WavUps-Signature: sha256=<HMAC do corpo>` para o seu sistema conferir a origem.

- O segredo salvo nunca é exibido de novo. Para trocar, digite um novo; para remover, apague o campo.
- O sistema de destino tem 10 segundos para responder. Erros do servidor (5xx) e demora são tentados de novo; erros 4xx contam como falha.
- Endereços internos (como localhost ou IPs de rede local) não são aceitos.

## Na prática

### Atendimento por horário

**Situação:** De manhã, quem atende é a equipe A; à tarde, a equipe B.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Ação **Atribuir responsável** com **Por horário**: uma janela de segunda a sexta das 08:00 às 12:00 com a equipe A e outra das 12:00 às 18:00 com a equipe B.

### Pausar a IA quando o cliente pede humano

**Situação:** A IA continua respondendo mesmo depois que o cliente pediu um atendente.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Gatilho **Conversa precisa de humano** + **Pausar ou reativar a IA** (Pausar a IA) + **Transferir conversa para setor** (Comercial).

### Integrar com o ERP

**Situação:** O financeiro precisa saber de cada venda fechada no CRM.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Gatilho **Negócio ganho ou perdido** (Ganho) + **Enviar webhook** para o endereço do ERP, com segredo para assinatura.

### Tarefa de onboarding para o time de sucesso

**Situação:** Cada cliente novo precisa de uma ligação de boas-vindas.

**Como a WavUps CRM ajuda:** Gatilho **Negócio ganho ou perdido** (Ganho) + **Criar tarefa** no projeto de onboarding, com o título "Boas-vindas a `{{lead.name}}`" e prazo de 1 dia.

## Perguntas frequentes

### Por que uma ação aparece desabilitada na lista?

Porque o gatilho escolhido não traz o dado de que ela precisa. Passe o mouse sobre a ação para ver o que falta (por exemplo, "Precisa de conversa") e escolha um gatilho que traga esse dado.

### Quem recebe a notificação de "Administradores da conta"?

Todos os usuários com permissão **Dono** ou **Administrador** na conta.

### Quem fez a ação que disparou a automação também é notificado?

Sim. A ação **Notificar usuários** avisa todos os destinatários escolhidos em **Quem recebe**, inclusive a pessoa que, por exemplo, moveu o negócio ou criou o agendamento. Se não quiser avisar essa pessoa, escolha **Usuários específicos** ou **Administradores da conta** conforme o caso.

### O que abre quando clico na notificação de uma automação?

O item ligado à automação. Em gatilhos de negócio, o pipeline abre com o negócio aberto; em gatilhos de lead, a página do lead; em gatilhos de atendimento com IA, a conversa em Mensagens; em gatilhos de fatura, a fatura. Nos gatilhos de agenda, abre o negócio, o lead ou a conversa ligados ao agendamento e, sem eles, o próprio agendamento no Calendário.

### O lembrete de follow-up aparece onde?

No **Calendário**, como um lembrete para a pessoa escolhida em **Quem recebe**, ligado ao lead e ao negócio. A pessoa também recebe os avisos do lembrete.

### A automação pode mover o negócio para outro pipeline?

Sim. Em **Mover negócio para etapa**, a etapa escolhida define o pipeline, então mover entre pipelines é permitido.

### Uma ação falhou. As outras rodam?

As anteriores continuam feitas, mas as seguintes não rodam. A execução fica como **Parcial** (se alguma ação deu certo) ou **Falhou**. Veja como diagnosticar em [Histórico de execuções](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/historico-de-execucoes).

## Veja também

- [Gatilhos das automações: o que pode iniciar uma automação na WavUps CRM](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/gatilhos)
- [Condições das automações: como filtrar quando a automação roda](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/condicoes)
- [Histórico de execuções: como saber se uma automação rodou e por que falhou](https://crm.wavups.com/docs/automacoes/historico-de-execucoes)
- [Como distribuir leads automaticamente entre vendedores na WavUps CRM](https://crm.wavups.com/docs/casos-de-uso/automacao-distribuir-leads-entre-vendedores)